MÔ HÌNH INK – Công cụ chiến lược và quản lý hiệu quả

GIỚI THIỆU MÔ HÌNH INK

Instituut Nederlandse Kwaliteit – INK (Viện Chất lượng Hà Lan) được biết đến nhờ mô hình quản lý mà tổ chức này đã phát triển –  mô hình INK. Ý tưởng và trọng tâm của mô hình này là liên tục hướng tới sự cân bằng giữa các stakeholder (các bên liên quan) nội bộ, kết quả, và nỗ lực để tạo ra hiệu suất công việc mong muốn. Để đạt được điều này, chín yếu tố đã được xây dựng và được quản lý, giữ ổn định và tiêu chuẩn hóa bằng cách áp dụng chu trình Deming (Plan – Do – Check – Act: Lập kế hoạch- Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh) để thống nhất với sự biến chuyển không ngừng của các doanh nghiệp.

Mô hình INK là một mô hình quản lý được sử dụng rộng rãi và được thiết kế để sử dụng như một công cụ kiểm soát và tự đánh giá. Thông thường, những đánh giá này được đưa ra bởi các kiểm toán viên có chứng nhận và làm việc bên ngoài doanh nghiệp, để có thể đưa ra được một góc nhìn khách quan cho doanh nghiệp. Công cụ quản lý INK xác định mức độ “trưởng thành” của một doanh nghiệp và chỉ ra những điểm cần cải thiện. Mô hình INK cũng giúp các công ty xác định các tiềm năng của việc cải tiến doanh nghiệp mình.

10 LĨNH VỰC TRỌNG TÂM CỦA MÔ HÌNH INK

Mô hình INK sử dụng mười lĩnh vực trọng tâm, cụ thể là: năm lĩnh vực liên quan đến việc tổ chức, bốn lĩnh vực liên quan đến kết quả và một lĩnh vực về cải tiến liên tục – các lĩnh vực mang tính quyết định đến sự thành công của một doanh nghiệp. Các lĩnh vực liên quan đến việc tổ chức chủ yếu đề cập đến cách doanh nghiệp có cấu trúc như thế nào. Các lĩnh vực liên quan đến kết quả là những mục tiêu và công việc gắn liền với doanh nghiệp. Lĩnh vực cuối cùng tập trung vào khả năng tự học hỏi và tự tiến hóa của doanh nghiệp.

1. Lãnh đạo

Lĩnh vực lãnh đạo trong mô hình INK đề cập đến thái độ và hành vi của những người có trách nhiệm định hướng trong doanh nghiệp, bao gồm các giám đốc, nhà quản lý, trưởng nhóm, v.v. Họ cần phải là những người truyền cảm hứng và thúc đẩy các hoạt động cải tiến liên tục trong một doanh nghiệp. Lĩnh vực quan trọng này bao gồm sứ mệnh, tầm nhìn và những điểm mạnh và nền tảng của doanh nghiệp.

2. Quản lý nhân sự

Lĩnh vực quản lý nhân sự đề cập đến việc sử dụng toàn bộ tiềm năng về tri ​​thức và chuyên môn trong doanh nghiệp để thực hiện cải tiến liên tục theo cách tốt nhất có thể. Ngoài sự công nhận, đánh giá cao và tôn trọng nhân viên, lĩnh vực này cũng giúp cho sự phát triển cá nhân và giúp mọi người tận dụng tối đa năng lực của họ.

3. Chiến lược và chính sách

Lĩnh vực  Chiến lược và chính sách thể hiện cách thức doanh nghiệp đặt sứ mệnh và tầm nhìn của mình vào các nhiệm vụ cho mọi thành viên. Sứ mệnh của doanh nghiệp có ý nghĩa như thế nào đối với mỗi nhân viên và các phòng ban? Các mục tiêu đã được đề ra là gì và làm thế nào để đạt được chúng? Lĩnh vực này tập trung vào việc làm thế nào một doanh nghiệp có thể trở nên lớn mạnh hơn nhờ cải tiến liên tục. Hoạt động giao tiếp trong môt doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong lĩnh vực này.

4. Quản lý tài nguyên

Đây là cách các nguồn lực (tài chính, nguyên vật liệu, thông tin, văn phòng, v.v) được sử dụng trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên cần có những nỗ lực để tận dụng các nguồn lực sẵn có tốt nhất có thể. Bên cạnh các nguồn lực, doanh nghiệp cũng cần xem xét những cách thức hợp tác với các nhà cung cấp và các đối tác để tăng giá trị gia tăng trong chuỗi cung ứng.

5. Quản lý quy trình

Lĩnh vực quản lý quy trình thực hiện đề cập cách thức doanh nghiệp (từ chiến lược và chính sách) xác định, thiết kế, quản lý, cải thiện hoặc đổi mới những quy trình của mình. Quy trình chính, quy trình hỗ trợ và quy trình quản lý nên được phân biệt rạch ròi.  tạo ra trong quá trình này. Hiệu quả của một quy trình được tính toán dựa trên cơ sở những đánh giá của cả khách hàng bên ngoài và đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp.

6. Đội ngũ nhân viên

Lĩnh vực quan trọng này đề cập đến ý kiến ​​và kinh nghiệm của các nhân viên trong doanh nghiệp. Nhân viên của doanh nghiệp có cảm thấy thỏa mãn với công việc của họ không? Đây là một điều then chốt bởi vì những nhân viên bất mãn với công việc của mình rất có thể sẽ làm khách hàng không hài lòng. Vì vậy doanh nghiệp nên nghĩ đến việc mình cần làm gì để khiến các nhân viên cảm thấy thoải mái và hài lòng với công việc.

7. Khách hàng và đối tác

Đánh giá của khách hàng, đối tác và nhà cung cấp là những yếu tố quan trọng trong lĩnh vực này vì nó thể hiện sự thành công của dịch vụ hay sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp. Vai trò thay thế cũng như sự hợp tác lâu dài và chặt chẽ có thể được phân biệt trong lĩnh vực này. Khách hàng có hài lòng với kết quả cuối cùng mà doanh nghiệp đã cung cấp không, và họ cũng hài lòng với cách thức tạo nên kết quả đó chứ? Cần lưu ý rằng, đối với các doanh nghiệp khác nhau, điều này có thể thay đổi ở mức độ khác nhau. Vì vậy câu hỏi đặt ra là làm sao để luôn khiến khách hàng hài lòng?

8. Xã hội

Lĩnh vực này nói về vị thế của một doanh nghiệp trong xã hội. Trách nhiệm xã hội của một doanh nghiệp liên quan đến các vấn đề như môi trường, xã hội và những phát triển trong các lĩnh vực này. Doanh nghiệp đã có những đóng góp gì cho xã hội và xã hội đã nhìn nhận đánh giá những đóng góp ấy như thế nào? Do đó, việc tích cực tham gia các hoạt động xã hội là một phần rất quan trọng mà doanh nghiệp cần xét đến.

9. Ban điều hành và các nhà đầu tư

Tính liên tục của một doanh nghiệp chủ yếu được xác định bởi ban điều hành và các nhà đầu tư tiềm năng. Lĩnh vực này chủ yếu đề cập đến những kết quả về mặt tài chính cũng như kết quả hoạt động tương ứng  với các mục tiêu chiến lược, sản lượng dự kiến ​​và bất cứ phát triển nào về vị thế  trên thị trường. Một doanh nghiệp phải tự đặt ra câu hỏi về khả năng đạt được các mục tiêu (về tài chính và hoạt động) của mình. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có đáp ứng được những kỳ vọng tài chính của các bên liên quan ở mức độ nào. Benchmarking – so sánh kết quả của doanh nghiệp so với những doanh nghiệp khác cùng ngành – là công cụ thường được sử dụng trong khâu này.

10. Cải tiến và đổi mới liên tục

Lĩnh vực cải tiến và đổi mới liên tục tập trung vào điều kiện của một doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể theo dõi các động thái của thị trường hay không, có thể tăng hiệu suất làm việc trong thời gian rút ngắn hay không và hiệu quả có thể tiếp tục được cải thiện không? Việc rút kinh nghiệm, áp dụng các thông tin, công nghệ và các tiến bộ mới là những vấn đề chính trong lĩnh vực này.

NĂM ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA MÔ HÌNH INK

Mô hình INK là một mô hình quản lý rất thực tế dựa trên cấu trúc và văn hóa của các doanh nghiệp thành công ở châu Âu. Đây là lý do tại sao các mô hình INK có năm đặc điểm cơ bản sau đây:

• Phong cách lãnh đạo truyền cảm hứng – sự lãnh đạo từ trên xuống dưới trong doanh nghiệp được thúc đẩy bởi tầm nhìn, những tham vọng thực tế và cam kết của ban lãnh đạo.

• Xây dựng lòng tin – mọi người cần hiểu rằng những đóng góp của họ sẽ góp phần vào việc đạt được một kết quả chung sau này.

• Sự hợp tác bền vững – đoàn kết cùng nhau thì doanh nghiệp sẽ mạnh mẽ hơn và có thể đạt được nhiều thành tựu hơn. Hãy tôn trọng mọi người xung quanh và chia sẻ trách nhiệm để đóng góp một phần vào sự thành công của doanh nghiệp.

• Tập trung vào kết quả thay vì quá trình – những người có nhiệm vụ quản lý cần tập trung vào kết quả và cân đối những đánh giá của các bên liên quan.

• Liên tục cải tiến và đổi mới – doanh nghiệp cần tập trung thời gian vào sự cải tiến và tự đánh giá bản thân một cách nghiêm túc. Những xu hướng và khác biệt nổi bật nên được phân tích và từ đó đưa ra những giải pháp mang tính lâu dài.